العنصر

نقاط القوة

نقاط الضعف

الفرص الممكنة

التهديدات

القيادة

Leadership

- وجود هيكل تنظيمي واضح للإدارة والمتابعة.

- إقامة علاقات وثيقة مع القيادات الجامعية ووحدات إدراة مشروعات التطوير بالجامعات.

- تحضير ومساعدة المشاركين في التنفيذ والعمل كنموذج للإحتذاء بة .

- تحديد مؤشرات الأداء وأسلوب الإدارة وتوصيف المهام.

- تحديد المهام الخاصة بإدارة الصندوق ووحدات إدارة مشروعات التطوير بالجامعات وإدارة المشروعات المموله من الصندوق منع التداخل في الإختصاصات.

- مبادئ الإدارة المتبعة في الصندوق تمنع أي تضارب في المصالح في أي مرحلة من مراحل التنفيذ بالمشروعات المختلفة.

- المرونة فى التعامل مع المشروعات لتعظيم الفائدة والمخرجات من المشروعات.

- العمل مع بعض مديرى المشروعات المتعثرة لحل المشكلات وتحقيق المخرجات المطلوبة بالتعاون مع إدارة الجامعة.

- إلزام المشروعات بضرورة وجود أليات لإستمرارية المشروعات بعد نهاية المشروع و التمويل وإشراك الجامعة والكلية المعنية فى تحمل هذه المسئولية.

- حرية إدارة الصندوق فى اختيار فريق العمل والإستشاريين.

- الإلتزام بإطار إدارة الجودة الشاملة .

-عدم تعريف منظومة الرؤية والرسالة والقيم المضافة منذ بدء العمل بالصندوق.

-عدم إقامة علاقات وروابط مع القيادات السياسية

والمستفيدين من التطوير في المجتمع المدني .

-عدم إنشاء آلية لتسويق مخرجات الصندوق.

-تنفيذ آلية النشر والإعلان بطريقة علمية من خلال كفاءات ومؤتمرات وتوثيق التجربة في مطبوعات.

- إعتماد الهيكل التنظيمى لوحدة إدارة مشروعات التطوير بالجامعات من هيئة التنظيم والإدارة.

-عدم توفير تمويل حتي الآن لإستكمال المرحلة الأولي وتنفيذ مراحل أخري.

-عدم وجودألية تضمن دور الصندوق فى الزام المشروعات/ الجامعة بتنفيذ خطة الإستمرارية

الاستراتيجية والتخطيط

Strategy and planning

- إرتباط إستراتيجية الصندوق بالإستراتيجية القومية لتطوير التعليم العالي.

- تحديد الإحتياجات والتخطيط المسبق للمشروع.

- ديناميكة تطوير الإستراتيجية وتطبيقها طبقاً لمتطلبات كل مرحلة تنفيذية .

- التحديث المستمر لنظيم التنفيذ الداخلية .

- أهداف الصندوق واضحة ومعلنة وتركز على تحسين الجودة و الكفاءة والارتباط بالتعليم .

- التقييم والإختيار بين المشروعات المتقدمة كان على أساس التنافس بين الاقسام أو التعاون بين عدة أقسام او كليات او جامعات أو معاهد عليا.

- إعداد دليل لنظم المتابعة والتقييم.

- خطوات تقييم المشروعات ومعايير التقييم واضحة ومعلنة.

- متابعة ادارة وتنفيذ المشروعات من خلال أعضاء هيئة تدريس وإستشاريين متخصصيين

- مشاركة المشروعات المختلفة داخل وحدة إدارة المشروعات الوحدة فى الموارد المتاحة(المكاتب- الات التصوير – الفاكس- ......) وكذلك تبادل الاستشارات.

- وجود موقع الكترونى متميز للصندوق وقاعدة بيانات عن المشروعات والاستشاريين الذين تمت الإستعانة بهم.

-عدم استكمال الخطط الاستراتيجية للجامعات حتى الآن.

- عدم وجود بيانات مرجعية للاستدلال بها قبل بدء مشروع الصندوق Baseline data .

- لم يتم اختيار المشروعات على اساس تكاملى ولكن على أساس فردى طبقاً لجودة مقترح المشروع المقدم.

- التنسيق مع القيادات السياسية العليا لطلب تمويل إضافي لإستكمال المرحلة الأولي وتنفيذ مراحل جديدة.

- ربط إطار الصندوق مع أولويات المرحلة الثانية لتطوير التعليم.

-عدم كفاية الميزانية المخصصة لتمويل أنشطة المشروعات

-إحتمالية توقف مشروع الصندوق نفسه بعد استنفاذ التمويل قبل تحقيق كامل الأهداف الاستراتيجية.

الموارد البشرية

People

- وجود فريق من اعضاء هيئة التدريس لمتابعة المشروعات وتذليل العقبات.

- وجود فريق من المحاسبين والسكرتارية بصفة دائمة.

- عمل عدة دورات لمديرى المشروعات فى بداية كل دورة للتعريف بالاجراءات المالية وكيفية عمل التقارير.

- إشتراك العاملين في الصندوق في تقديم مقترحات للتطوير والتحسين من خلال مناقشات مفتوحة.

- وجود إستراتيجية لتنمية الموارد البشرية المشاركة في تنفيذ المشروعات من خلال التدريب والممارسة وخلافه.

- توصيف المهام والجدارات اللازمة لها في ضوء إستراتيجية عمل الصندوق.

- فريق متابعة المشروعات يعمل دواما جزئيا (يومان فى الاسبوع او اقل)

- عدم وضوح بعض المفاهيم بين مديرى المشروعات وخاصة فى المراحل الاولى.

- بالمقارنة بالمشروعات الاخرى، فان مشروعات الصندوق شديدة التنوع والتفرد ممايتطلب مجهود كبير فى المتابعة لكل مشروع على حدة.

- مستوى الرواتب لفريق العمل فى الصندوق غير مجزى.

- عدد العاملين فى الصندوق اقل من المطلوب لتغطية حجم العمل.

- لا يتم عمل تقييم لاداء فريق المتابعة سنويا او نصف سنويا ومقابلة هذا التقييم ماديا.

-ان تكون المشاركة فى مشروعات تطوير التعليم العالى من المميزات/ المتطلبات فى الترقى فى وظائف اعضاء هيئة التدريس وبصفة خاصة الوظائف الادارية فى الجامعة.

- توفير قاعدة واسعة من اعضاء هيئة التدريس ذوى الخبرة فى مشروعات تطوير التعليم يمكن الاعتماد عليهم فى مشروعات تطويرية فى المستقبل

- كيان الصندوق بصورته الحالية مرتبط بالتمويل المتاح من القرض وهو مؤقت وبالتالي ينظر العاملون علي أن الوظائف غير دائمة مما يؤدي إلي تزعزع الولاء وتغيير العاملين.

- عدم اقتناع بعض اعضاء هيئة التدريس فى الجامعات بفكرة التطوير.

- عدم وجود هيكل عمالة/استشارى ثابت ومتفرغ لاعمال الصندوق فقط.

الشراكة وموارد المشروع

Partnership- Resources

- مشاركة الجامعات فى ميزانية تمويل المشروعات سواء عينيا او نقديا.

- مشاركة وحدة ادارة المشروعات فى كل جامعة فى متابعة انشطة المشروع بالتعاون مع الصندوق.

- لزيادة الاستفادة من مخرجات المشروعات وتعظيم الاستفادة من الموارد المتوفرة ، تم عمل 4 ورش عمل مجمعة للتكامل والتعاون بين المشروعات ( فى مجال الزراعة والطب البيطرى وعقدت فى جامعة الاسكندرية، وفى مجال العلوم الطبيعية فى جامعة اسيوط، وفى مجال الهندسة فى جامعة القاهرة، وفى مجال الطب فى جامعة القاهرة)، وتم عمل خطة عمل للتكامل بين المشروعات ومتابعة تنفيذها.

- تنفيذ بعض برامج الشراكة وبوتوكولات التعاون مع جهات مختلفة داخل وخارج مصر .

- التعاون مع الخبرات المتميزة في المجالات المختلفة مثل التعلم الإلكتروني والملكية الفكرية وخلافه.

- تنفيذ إطار للتكامل والتنسيق بين مشروعات الصندوق.

-عدم وجود مصادرمالية متنوعة دائمة لتمويل الصندوق فى المستقبل.

- عدم وجود آلية لزيادة تمويل الصندوق من خلال مشاركة المجتمع المدني Fund raising from Civil Servants.

- الدعم المالى المقدم من الجامعة للمشروعات هو غالبا نوعى وليس نقدى.

- قلة عدد المشروعات التساهمية (Entrepreneurial projects) مع الجهات الغير حكومية NGOS.

-الاستفادة من البروتوكلات الموقعة بين كثير من المشروعات مع الجهات المختلفة.

- امكانية تخصيص جزء من العائد المادى للوحدات ذات الطابع الخاص التى ساهم الصندوق فى تأسيسها لتمويل مشروعات تطوير التعليم.

-عدم مشاركة لجان القطاع العلمية فى المشروعات بصورة فاعلة.

-عدم وضوح آلية إدارة الموارد الإلكترونية في الجامعات.

- عدم وجود الية لضمان محافظة الجامعة على مخصصات المشروعات بعد تسليمها ( المقر – الاجهزة- المعامل ....).

خطوات التنفيذ

Process

-توالى مشروعات الصندوق فى 4 مراحل متتالية أدى الى الحصول على خبرات مكتسبة من الدورات الاولى والإستفادة من هذه الخبرة فى الدورات التالية.

- تحويل الدفعات المالية للمشروعات يتوقف على إرسال مديرى المشروعات لتقرير فنى ومالى ربع سنوى مختصر وتقرير نصف سنوى مفصل تتم مراجعتها ماليا وفنيا من خلال عضو فريق لجنة المتابعة.

- الإتصال المباشرهاتفيا بين فريق المتابعة ومدير المشروع للإسراع فى تنفيذ الإجراءات المطلوبة

- عمل زيارات دورية للمشروعات (كل 6 شهور او اقل) لمتابعة تقدم الأعمال مع وجود إستشارى خارجى من مجال التخصص اثناء الزيارة.

- إستخدام موقع الصندوق على شبكة الإنترنت فى توفير النماذج الورقية والبيانات اللازمة.

- ارسال تقارير عن الزيارة لمديرى المشروعات تحتوى على الإيجابيات والسلبيات والتوصيات وتقييم لأداء المشروع ومتابعة تنفيذ هذه التوصيات.

- متابعة تنفيذ خطط التكامل والتعاون بين المشروعات ومتابعة خطط الاستمرارية بعد تسليم المشروع للجامعة.

- عدم شمولية إستخدام إدارة المستندات الكترونياً بإستخدام نظام Jupiter في وحدة إدارة المشروعات.

-محدودية الاعلان عن مشروعات الصندوق وخطوات التقدم للمشروعات.

-تداخل بعض أنشطة مشروعات الصندوق مع أنشطة بعض المشروعات الاخرى ( مثل مشروع الجودة).

-إختلاف الإجراءات الإدارية بين المشروعات داخل وحدة إدارة المشروعات المركزية.

-تكرار تأخير عمل التحويلات المالية للمشروعات فى الاوقات المحددة (لاسبا ب كثيرة...)

- كثرة المكاتبات الورقية والنماذج المطلوبة خاصة فى الدورات الاولى.

-التأخير فى عمل الزيارات الميدانية فى بعض المشروعات.

- قصر فترة الزيارة نظرا لضرورة زيارة عدة مشروعات فى نفس اليوم خارج القاهرة

- التأخير فى إرسال تقارير الزيارة الميدانية لمديرى المشروعات.

- عدم إستجابة بعض مديرى المشروعات لفكرة التعاون والتكامل بين المشروعات

-إمكانية متابعة المشروعات إلكترونيا والحد من إستخدام المراسلات الورقية

- إستغلال المواقع الالكترونية للمشروعات فى تسويق المخرجات داخل وخارج مصر.

- استئناف قوافل التوعية والتحفيز بالجامعات بالإضافة إلى الدورات التدريبية.

-عدم وجود ألية لايقاف المشروعات متعددة التعثر في المراحل الأولي.

- خطورة الإعتماد على الانترنت بصفة كلية.

- صعوبة التعامل مع الإنترنت من قبل بعض مديرى المشروعات.

- عدم توفر الية لحماية حقوق الملكية الفكرية لمخرجات المشروعات الموجودة على الإنترنت

- عدم وجود ألية لحماية المقررات الإلكترونية المطبوعة على إسطوانات

نتائج مرتبطة باهتمامات العميل

Citizen/

customer oriented results

- عدد المشروعات التى تم تمويلها بلغت 158 مشروع فى الأربع دورات غطت معظم الجامعات فى مصر.

- تغطية مشروعات الصندوق لعدد كبير من الكليات والأقسام فى تخصصات متعددة.

- تغطية مشروعات الصندوق للطلاب فى مرحلتى البكالوريوس والدراسات العليا.

- مشاركة وحدات إدارة المشروعات بالجامعات والقيادات في مؤتمرات التسليم والإعلان عن المخرجات وتعظيم الفائدة داخل المؤسسات التعليمية .

- لم تغطى مشروعات الصندوق كل جامعات مصر وبنفس المعدل.

-معظم المشروعات التى تم إختيارها كانت فى تخصصات العلوم والهندسة وعدد محدود فى مجال العلوم الانسانية.

- قلة عدد المشروعات التى تقدمت للصندوق فى بعض الجامعات ، خاصة فى الدورات الاولى نظرا لمحدودية الاعلان عن المشروعات أوعدم تشجيع إدارة هذه الجامعات.

- إعتماد مجالس الاقسام والكليات للمقررات المحدثة وضمان تدريسها

جذب الجامعات الخاصة والدول العربية للعديد من الخبرات والكوادر التى تم تدريبها بمشروعات الصندوق

نتائج المشاركين

People results

- نجحت معظم/كل المشروعات فى إنجاز جميع المخرجات المطلوبة طبقا للخطة الزمنية وفى بعض الاحيان بميزانية اقل من المتعاقد عليه و بالتالى توفير جزء من الميزانية.

- وجود مخرجات ملموسة وتأثيرات واضحة فى طرق التدريس والتدريب وتطوير المقررات والمعامل على مستوى معظم الجامعات والمعاهد فى مصر.

- قدرة الكثير من المشروعات على تقديم وتنفيذ خطط جيدة للاستمرارية اعتمادا على التمويل الذاتى.

- تعثر قلة من المشروعات فى الإنتهاء من المخرجات المطلوبة (وتم التغلب على هذه المشاكل بالتعاون مع فريق المتابعة وإدارة الجامعة).

-عدم قدرة بعض المشروعات على تقديم خطط إستمرارية واضحة والإعتماد الكلى على ماتوفره الجامعة.

نتائج مرتبطة باهتمامات المجتمع

Society results

- عمل إستبيان لاراء الطلاب و المستفيدين فى نهاية المشروع

- قام عدد من المشروعات بعمل تحليل للفجوة المهارية وإحتياجات السوق أو تدريب الخرجيين لتغطية إحتياجات سوق العمل

- ركزت معظم مشروعات الصندوق على المجتمع الجامعى (اعضاء هيئة تدريس وطلاب وعاملين) دون التركيز على مردود هذا التطوير وربطه بإحتياجات المجتمع.

- عدم إشراك استشاريين من القطاع الخاص فى متابعة انشطة المشروعات للاستفادة من خبراتهم وتوجهاتهم.

- الإستعانة بالقطاع الخاص فى تمويل مشروعات تطوير التعليم بما يخدم هذا القطاع.

- ضم استشاريين من ذوى الخبرة فى مجالات التسويق لوحدات إدارة المشروعات بالجامعات.

- عدم إقتناع القطاع الخاص والمؤسسات الاهلية بدور الجامعة فى تحسين وتطوير التعليم وخدمة المجتمع من هذا المدخل.

النتائج الأساسية لتقييم الاداء

Key performance results

- قدرة بعض المشروعات على مد نشاطاتهم الى أكثر مما هو متعاقد عليه (مثال مركز تكهين الأجهزة العلمية بجامعة اسيوط).

- مساعدة كثير من المشروعات على عمل وحدات ذات طابع خاص تساعد فى استمرارية المشروع بعد نهاية التمويل.

- تغطية مشروعات الصندوق لمجالات متعددة من تطوير التعليم مثل تطوير المقررات و المعامل و التدريب و التعليم الالكترونى وغيرها.

- تحقيق مؤشرات الأداء المستهدفة للعمل .

- وضع آليات للإستمرارية ومشاركة الجامعات في متابعتها.